Onnistu vuosihuollossa

Syksy on monessa tehtaassa vuosiseisokkien aikaa. Vuosiseisokeissa tehdään vuoden aikana suunnitellut ja valmistellut huolto- ja investointityöt, joilla parannetaan kilpailukykyä turvaamalla tehtaan tuotanto tuleville vuosille. Investoinneilla voidaan myös parantaa tehokkuutta tai kapasiteettia. Vuosihuolto koostuu lukuisista pienprojekteista, investoinneista ja suurkorjauksista, joiden kaikkien on onnistuttava tai muuten seurauksena voi olla taloudellisesti vakavia tuotannonmenetyksiä.

Vuosiseisokki tai vuosihuolto on suunniteltu tuotannon pysäytys, jossa tuotanto keskeytetään sovituksi ajaksi, jotta suunnitellut huollot ja investoinnit voidaan tehdä. Seisokki on myös erikoistilanne, jolloin tehtaalla on runsaasti väliaikaista työvoimaa. Vuosihuollossa tehtaalla saattaa työskennellä yhtä aikaa useita satoja tai jopa tuhansia henkilöitä ja kymmeniä yrityksiä. Vuosiseisokin turvallinen ja tehokas toteuttaminen on haastava kokonaisuus. Tässä kirjoituksessa kerromme, miten vuosiseisokkia hallitaan onnistuneesti.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Vuosiseisokin onnistumisessa hyvä suunnittelu on avainasemassa. Hyvällä suunnittelulla huoltoseisokki voidaan toteuttaa esimerkiksi viikossa, jolloin seisokki vie 1,9% prosenttia vuotuisesta tuotantoajasta. Vuosihuollon valmistelu- ja suunnittelutyö on käynnissä ympäri vuoden seuraavan vuosihuollon suunnittelun käynnistyessä pian edellisen valmistuttua. Suurimpia investointeja valmistellaan ja aikataulutetaan useiden vuosien päähän. Vuosihuoltoja voidaan pitää joko jatkuvana prosessina, jossa edellistä vuosihuoltoa seuraa seuraavan huollon suunnittelun aloitus tai projektina, jolla on alku ja loppu. Toteutuksessa voidaan hyödyntää yleisesti hyväksi havaittuja projektinhallinnan menetelmiä, joista voi lukea lisää standardeista ISO 21500 ja ISO 21502 sekä PMBOK -oppaasta. Hyväksi koetut menetelmät kannattaa liittää osaksi yrityksen johtamisjärjestelmää.

Hyvä vuosihuoltosuunnittelu on pitkä prosessi, joka tarkentuu seisokkia lähestyttäessä. Parhaimmillaan suunnittelun tuloksena saadaan tuntikohtainen aikataulu ja tehtäviin on varattu oikeat tekijät etukäteen. Seisokin aikana toteutumista seurataan päivittäin ja verrataan suunnitelmaan. Hyvällä tilannetiedolla mahdollisiin ongelmiin ja muutoksiin voidaan reagoida ja saada seisokki valmiiksi tavoitteiden mukaan.

Vuosihuollon turvallisuusjohtaminen

Tapaturmatilastoista selviää, että ennakkosuunnitelulla vähennetään merkittävästi tapaturmia ja vaaratilanteita. Työturvallisuutta hallitaan turvallisuussuunnitelulla, riskienarvioinnilla, koulutuksilla, ohjeilla, opastuksella ja valvonnalla. Puutteet turvallisuussuunnittelussa voivat johtaa virheisiin, jotka sopivissa olosuhteissa johtavat tapaturmiin. Puutteet koulutuksessa tai ohjeistuksessa voivat johtaa epätietoisuudesta aiheutuviin virhetoimiin ja valvonnan puuttuminen tahallisiin turvallisuussääntöjen laiminlyöntiin. Kaikki nämä kasvattavat tapaturmariskiä.

Merkittävimpiä riskejä vuosiseisokissa syntyy töiden yhteensovittamisessa. Samalla alueella työskentelee eri tehtävissä useita henkilöitä eri yrityksistä. Alueella voidaan tehdä esimerkiksi vaativia prosessiin ja laitteisiin liittyviä huoltotöitä, nostetaan raskaita taakkoja, liikutellaan tavaraa trukeilla tai kuorma-autoilla. Lisäksi laitteet, osat ja muut materiaalit peittävät kulkualueita, kun varastoalueita ei ole. Töitä tehdään useassa kerroksessa ja tavaraa siirretään nostoaukkojen ja hissien avulla kerroksista toiseen. Työskentelyasennot voivat olla haastavia ja työalueen vieressä voi olla käynnissä olevia laitteita. Turvallinen työteko vaatii selkeitä yhteisiä turvallisuussääntöjä, niiden noudattamista ja valvontaa.

Turvallisuutta hallitaan yllä lyhyesti esitellyillä menetelmillä. Turvallisuussuunnitelmalla luodaan perusta koko vuosiseisokin turvallisuudelle. Koulutuksilla turvallisuusohjeet ja -säännöt opetetaan kaikille vuosiseisokkiin osallistuville työntekijöille. Riskikartoituksessa tunnistetaan töiden tekemiseen, yhteensovittamiseen ja työympäristöön liittyvät riskit ja menetelmät niiden välttämiseen tai pienentämiseen. Alueperehdytyksellä opastetaan mm. turvallisiin kulkureitteihin, kokoontumispaikkoihin, sosiaali- ja taukotiloihin sekä jaetaan tarvittavat yhteystiedot. Lisäksi perehdytään alueen prosessiin ja sen aiheuttamiin merkittävimpiin riskeihin. Näitä voivat olla esimerkiksi kaasuvaara-alueet, joilla on käytettävä alueelle soveltuvia hengityksen suojaimia. Töiden vaarojenarvioinnilla tunnistetaan työhön ja työtapaan liittyvät riskit. Tyypillisesti jokaiselta työryhmältä edellytetään vaarojen arvioinnin tekoa, joita voidaan tehdä mobiilisti tai vakioiduilla lomakepohjilla. Turvallisuussääntöjen noudattamista on myös valvottava. Hektisessä seisokkiaikataulussa saattaa herätä kiusaus oikaista turvallisuusasioissa, joka edellyttää turvallisuuspoikkeamiin puuttumista. Jo lain puitteissakin valvojilla on työsuojeluvastuu.

Riskien hallinta

Vuosihuoltoon liittyy riskejä, joiden toteutumisesta voi seurata:

1. Vuosihuollossa sattuu vaaratilanteita tai tapaturmia
2. Ei saavuteta teknisiä tavoitteita
3. Vuosihuollon aikataulu venyy
4. Vuosihuollon budjetti ylittyy

Suurimmat syyt riskien toteutumiseen ovat suunnittelu- tai asennusvirheet, materiaalivirheet tai -puutteet, lisätyötarpeet, epäselvät vastuualueet tai resurssipula sekä tiedonkulun puutteet. Riskien todennäköisyyttä ja seurauksia voidaan hallita riskisuunnitelmalla, jossa olennaista on riskien tunnistaminen, niiden kriittisyyden ja vaikutuksen arviointi sekä riskeihin varautuminen.

Ajan- ja muutostenhallinta

Kysynnän ja markkinatilanteen vaihtelut vuosiseisokkia edeltävien kuukausien aikana voivat aiheuttaa tarpeen muuttaa vuosihuollon aikataulua. Siirto myöhempään aikaan on helpommin hallittavissa oleva muutos, joka aiheuttaa ylimääräistä työtä, kun suunnitelmat, materiaalit ja tekijät päivitetään uuteen aikatauluun. Seisokin aikaistaminen saattaa tarkoittaa töiden karsimista, kun materiaalitoimituksia ei voida aikaistaa ja tekijät on varattu muualle. Vuosihuollon lyhentäminen voi onnistua aikataulusuunnittelun tarkentuessa.

Toteutusvaiheessa esiin tulevat muutokset saattavat johtaa seisokin jatkumiseen suunniteltua pidempään. Seisokin töitä tehdessä voi tulla esiin kriittiselle polulle osuvia työ- tai muutostarpeita, joilla on vaikutus seisokin kokonaiskestoon. Silloin niiden toteutuksesta päättää vuosihuollon ohjausryhmä, joka punnitsee muutoksen kustannukset ja haitat ja vertaa niitä saatuihin hyötyihin.

Kustannusten hallinta

Vuosiseisokin jokaiselle tunnille kohdistuu peruskustannus huolimatta siitä, miten itse työt etenevät. Suurimmat kustannukset aiheutuvat tuotannon menetyksestä, mutta myös peruspalveluiden kustannuksilla on suuri merkitys. Kustannukset mm. telineistä, nostureista, kuljetusvälineistä, työnjohdosta ja muista resursseista syntyvät joka tunnille riippumatta töiden etenemisestä. Tuotannon menetyksestä ja peruskustannuksista johtuen jokainen tunti, jolla seisokkia voidaan lyhentää, kannattaa hyödyntää. Toisaalta seisokin venyminen aiheuttaa merkittäviä lisäkuluja niin tuotannon menetyksen ja peruskustannusten kuin ylityö- ja lisätyökorvaustenkin myötä.

Aikaa hallitaan keskittymällä kriittisen polun tehtäviin, jotka voidaan suunnitella virtaustehokkaiksi. Käytännössä kriittisen polun tehtävät suunnitellaan ja resursoidaan niin, että arvoa tuottavaan työhön ei tule keskeytyksiä tai odotuksia. Tehtävät ositetaan (WBS, work breakdown structure) ja niille varataan tarpeelliset resurssit, kuten tekijät, materiaalit, piirustukset, työkalut, telineet tai nostimet, jotka ovat valmiina kun työvaihe alkaa. Muut työt voidaan hoitaa resurssitehokkaasti, jolloin työnsuunnittelussa huolehditaan, että tekijöillä on sopivasti töitä, tarjolla vaikka jonkin kohteen tekeminen ei olisikaan mahdollista juuri siinä hetkessä.

Vuosiseisokin organisointi

Onnistuneessa ja turvallisessa vuosiseisokissa organisaatiossa työskentelevien henkilöiden tehtävät ja vastuut ovat selvät. Usein tehtaan oma organisaatio noudattaa kunnossapito-osastojen vastuualueita, mutta vuosihuollossa omat resurssit eivät aina riitä ja mukana on paljon ulkopuolisia kumppaneita. Tämän vuoksi vastuut kannattaa ilmoittaa vuosihuollon organisaatiokaaviossa. Vuosihuollon organisaatio voi noudattaa yleisesti projektinhallinnan organisaatiota, jossa ohjausryhmä tekee päätökset mm. budjettiin, sisältöön, ajankohtaan ja kestoon liittyvissä asioissa. Projektipäällikkö vastaa kokonaisuudesta niin turvallisuuden, laadun, ajan kuin kustannustenkin osalta. Turvallisuuspäällikkö tai -koordinaattori toimii projektipäällikön apuna ja vastaa turvallisuusjohtamisesta. Turvallisuuspäälliköllä tai -koordinaattorilla on apunaan turvallisuusvalvojia, jotka seuraavat turvallisuussääntöjen noudattamista, opastavat turvalliseen toimintaan ja puuttuvat epäkohtiin. Työnsuunnittelijan tai projektinhoitajan tehtävänä on suunnitella oman vastuualueen työt. Alue- ja asennusvalvojat pitävät huolen vastuualueidensa töiden käytännön toteutuksesta ja turvallisuudesta. Ostajat tekevät tarvittavat materiaali- ja palveluhankinnat yrityksen hankintakäytäntöjen mukaisesti. Vuosihuollon loppuvaiheessa esiin astuvat koekäyttöpäällikkö ja koekäyttövastaavat, jotka huolehtivat laitoksen turvallisesta ja sujuvasta koekäytöstä koekäyttösuunnitelman mukaisesti.

Näiden lisäksi organisaatioon voi kuulua työnjohtajia, jotka vastaavat välittömästä työnjohdosta ja työturvallisuudesta sekä tekniset tukihenkilöt, jotka ovat valmiina tukemaan vuosihuoltohenkilöstöä teknisissä ongelmissa.

Vuosiseisokin viestintä

Vuosiseisokin edistymistä seurataan seisokkisuunnittelun yhteydessä sovitulla kokouskäytännöllä. Se voi tarkoittaa esimerkiksi työvuoro- tai päiväkohtaista seurantaa, jossa käydään läpi mm. turvallisuuteen, edistymiseen ja poikkeamiin liittyvät asiat. Ennen seisokin aloitusta on hyvä järjestää yhteinen aloituskokous sekä urakoitsijoiden aloituskokoukset, joissa käsitellään turvallisuusasiat, töiden sisällöt ja aikataulut sekä vastuuhenkilöt ja heidän yhteystiedot.

Vuosiseisokin lopetus

Vuosiseisokki päättyy, kun tuotantoprosessi on ajettu takaisin normaaliin tuotantoon, jolloin käyntivarmuus ja laatu ovat tavoitetasolla. Lopetusvaiheessa urakoille tehdään vastaanottotarkastukset, kunnossapitojärjestelmä päivitetään, puretut laitteet lähetetään kunnostukseen tai kierrätykseen ja käynnistetään varaosien tilaukset. Lopetuskokouksessa mietitään vuosiseisokin onnistumiset ja epäonnistumiset ja tuodaan esiin kehitysideat, joista hyväksytyt viedään seuraavassa seisokissa käytäntöön.

Onko sinulla tulossa vuosiseisokki, joka vaatii suunniteltua ja hallittua toteuttamista? Aina oma aika ei riitä hoitamaan kaikkia vuosiseisokkiin liittyviä tehtäviä ja ulkopuolisen osaavan kumppanin apu voisi olla tarpeen. Me olemme valmiina toimintaan ja autamme sinua varmistamaan, että vuosiseisokki sujuu suunnitelmien mukaan turvallisesti ja ajallaan.

LÄHTEET: Markku Kotajärvi, LEAN-FILOSOFIAN HYÖDYNTÄMINEN TEOLLISUUSLAITOSTEN VUOSIHUOLLOISSA